Kesalahpahaman Komunikasi dengan Media Mempengaruhi Reputasi Perusahaan

Oleh: Dian Budi Wijaksono

Relasi media sangat penting saat menangani krisis karena media bertanggung jawab melaporkan suatu berita kepada publik. Kesalahpahaman awal dari tidak jelasnya komunikasi dengan media akan mempengaruhi reputasi perusahaan.

“If Money Is The Life Blood Of Business, communication is the nervous system”. (Jika uang adalah darah kehidupan bisnis, komunikasi adalah sistem sarafnya). Komunikasi selalu terjadi pada aspek kehidupan sehari-hari. Dimulai sejak bangun tidur hingga berangkat tidur lagi.

Hal ini berarti tidak ada aktivitas tanpa komunikasi secara langsung maupun tidak langsung, verbal maupun nonverbal, begitu juga dengan organisasi atau perusahaan.

Organisasi atau perusahaan menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur yang sangat penting dimana fungsi komunikasi dalam organisasi mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai.

Peran komunikasi sangat penting dalam kehidupan berorganisasi, menurut Prayudi (2012) antara lain komunikasi dalam perusahaan sebagai titik sentral, hubungan kemanusiaan dimana dalam prosesnya menyangkut kepribadian, sikap dan tingkah laku yang terjadi pada orang-orang yang terlibat.

Ketiga, organisasi melaksanakan komunikasi persuasif dua arah pada semua bidang kegiatan dengan maksud memberikan motivasi kerja, bertanggung jawab dan produktif.

Keempat atas dasar pengertian tersebut terlihat bahwa komunikasi timbal balik dalam suatu organisasi merupakan proses integrasi antar manusia yang bersifat manusiawi yang menuju perasaan lahir batin.

Kesuksesan organisasi atau perusahan sangat dipengaruhi oleh kapabilitas dan kompetensi masing-masing individual dan kerjasama antar anggota tim dalam organisasi. Dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya komunikasi.

Ditinjau berdasarkan teknis pelaksanaannya, komunikasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dimana seseorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh mana kemampuannya, penerima pesan menyampaikan tanggapan melalui media tertentu kepada orang yang menyampaikan pesan tersebut kepadanya.

Muhammad (2004) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (massage) pada orang lain, kelompok, atau organisasi (receiver).Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa tahapan.

Pengirim pesan mengirimkan informasi pada penerima informasi melalui satu atau beberapa sarana komunikasi. Proses berlanjut dimana penerima mengirimkan feedback atau umpan balik pada pengirim pesan awal.Dalam proses tersebut terdapat distorsi-distorsi yang mengganggu aliran informasi yang dikenal dengan noise.

Murphy & Peck (1976) menyatakan bahwa komunikasi sebagai “darah kehidupan” (lifeblood) setiap organisasi sebab komunikasi sangat penting sehingga tanpa komunikasi maka organisasi tidak dapat berfungsi.

Baik organisasi bisnis atau bukan, maka komunikasi yang efektif baik lisan maupun tulisan ibarat darah yang mengalir pada tubuh manusia. Pada organisasi baik pemimpin tingkat atas sampai tingkat bawah, maupun seluruh staf organsiasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya tidak akan bisa lepas dari aktivitas berkomunikasi yang efektif.

Komunikasi yang tepat akan membantu keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dalam mengimplementasikan program atau kebijakannya.

Apa pun bentuk hubungan dengan pihak internal maupun eksternal, menggunakan komunikasi yang tepat akan memudahkan informasi disampaikan dipahami dan diterima oleh seluruh pihak tanpa ada sebuah masalah.

Selain itu, juga komunikasi yang baik dan tepat akan membuat publik dapat memahami secara jelas tentang kebijakan-kebijakan suatu perusahaan atau lembaga.

Oleh karena itu, dalam penyampaiannya, komunikasi harus disampaikan secara terukur, terstruktur dan juga teratur. Dalam aktivitas komunikasi, menyelesaikan krisis merupakan salah satu dari tanggung jawab yang harus dilakukan oleh perusahaan. Hal ini merupakan pekerjaan yang membutuhkan perhatian serius dari semua pihak.

Kondisi ini disebabkan dari peningkatan tugas atau peran yang harus dihadapi oleh suatu perusahaan. Jika krisis tidak dikelola dengan baik, maka yang akan berdampak pada reputasi perusahan dan bisnis perusahaan secara lebih luas.

Devlin dalam Kriyantono (2015) menyampaikan bahwa, krisis merupakan situasi yang tidak stabil dengan berbagai kemungkinan menghasilkan dampak yang tidak diinginkan. Dari definisi tersebut dapat dikatakan bahwa jika organisasi mengalami krisis, maka prosedur-prosedur normal tidak berjalan baik yang menyebabkan ketidakstabilan.

Organisasi mengalami keterkejutan. Jika situasi ini terus berlanjut dalam waktu lama, akan menghasilkan beberapa hasil negatif. Anom (2008) menyatakan bahwa, jika suatu perusahaan atau organisasi mengalami sebuah krisis, maka akan menimbulkan intensitas permasalahan akan bertambah, masalah akan dibawa sorotan publik baik melalui media massa atau informasi dari mulut ke mulut, masalah akan mengganggu kelancaran, masalah dapat mengganggu nama baik organisasi maupun perusahaan.

Masalah dapat merusak sistem kerja dan menggoncangkan organisasi atau perusahaan secara keseluruhan, masalah yang dihadapi disamping membuat organisasi atau perusahaan menjadi panik, juga tidak jarang membuat masyarakat juga menjadi panik dan yang terakhir adalah masalah akan membuat pemerintah ikut melakukan intervensi.

Krisis yang terjadi pada perusahaan harus segera untuk diselesaikan dengan komunikasi yang tepat sehingga perusahaan dapat menunjukkan reputasi yang baik kepada khalayaknya.

Reputasi yang baik akan sangat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerjanya. Reputasi yang buruk akan menciptakan persepsi negatif dan menyebabkan hilangnya kepercayaan pada masyarakat.

Oleh karena itu, krisis harus ditanggapi dengan lebih serius oleh semua pemangku kepentingan perusahaan agar perusahaan dapat mengembangkan citra masyarakat yang baik dan dihormati.

Komunikasi saat krisis sebenarnya terkait dengan kemampuan perusahaan untuk bekerja sama dalam segala bentuk atau situasi dalam keadaan darurat.

Situasi ini biasanya muncul dalam berbagai bentuk dalam bentuk kecil atau besar dan signifikansinya tidak dapat diprediksi.Setiap perusahaan yang ada biasanya akan berpeluang untuk mengalami situasi krisis ketika mereka dilanda keadaan darurat seperti kebakaran, pencurian, bencana alam dan lain sebagainya.

Jadi segala usaha untuk menyelesaikan masalah yang terjadi, harus menggunakan pendekatan komunikasi krisis. Muhammad & Bungin (2020) menjelaskan, bahwa terdapat beberapa cara yang tepat untuk mengatasi dan memantau krisis antara lain mengevaluasi, mempersiapkan, dan mendidik beradaptasi dengan proses komunikasi krisis.

Langkah-langkah ini sangat cocok untuk dipraktikkan dalam perusahaan yaitu sebagai upaya menghadapi apa pun masalah ketika terjadi kondisi darurat. Apapun situasinya, akan memudahkan perusahaan untuk menghadapinya untuk memebangun reputasi perusahaan yang positif.

Kurang pemahaman dan tidak ada komunikasi ataupun koordinasi yang baik antara pimpinan dan karyawan dapat menggagalkan manajemen krisis dalam suatu perusahaan. Ini karena individu atau karyawan dalam suatu perusahaan tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki arah yang jelas. Kurang komunikasi akan menyebabkan mereka bertindak sendiri-sendiri tanpa memikirkan efek yang akan terjadi.

Keberhasilan dan keharmonisan dalam penyelesaian krisis dapat dicapai apabila pimpinan dan karyawan bersama-sama mewujudkan satu jaringan kerja yang ramah dan komunikatif. Hal ini akan mengurangi kesenjangan satu sama lain.

Komunikasi memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu penyelesaian krisis. Perusahaaan dengan krisis akan menjadi fokus media. Dalam hal ini, peran komunikasi sangat penting dalam memberikan informasi kepada media tentang krisis yang akan dipublikasikan.

Penyelesaian krisis yang baik tidak hanya berinteraksi dengan media tetapi juga harus terbuka dan jujur ketika berkomunikasi dengan audiens yang berbeda.

Relasi media sangat penting saat menangani krisis karena media bertanggung jawab melaporkan suatu berita kepada publik.

Tim manajemen krisis harus diberikan informasi yang tepat agar ketika menghadapi media, mereka dapat menyampaikan apa yang ingin diperoleh oleh media, sehingga media tidak melaporkan berita yang keliru ke publik.

Masalah-masalah yang perlu diatasi adalah mengapa krisis itu terjadi, dimana itu terjadi, siapa yang terlibat dalam krisis dan apa yang dilakukan perusahaan untuk menyelesaikannya.

Kegagalan dalam komunikasi khususnya dalam memberikan informasi yang jelas kepada media dan publik akan membuat mereka mencari informasi dari sumber lain. Biasanya informasi yang diterima dari pihak ketiga tidak tepat.

Kebenaran suatu krisis akan diketahui ketika fakta nyata disebarkan, tetapi kesalahpahaman awal dari tidak jelasnya komunikasi dengan media akan mempengaruhi reputasi perusahaan.

Apabila informasi tidak dapat disampaikan kepada media dengan cepat dan tepat, publik beranggapan perusahaan ingin menutup suatu dari mereka.

Manajemen krisis tanpa kemampuan komunikasi yang baik akan meningkatkan risiko kehilangan dukungan dari seluruh stakeholdernya. (*)